Intelligente Email-Verarbeitung
Inbox explodiert nicht mehr – automatisch sortiert, zusammengefasst, beantwortet
Das tägliche Email-Chaos
Morgens die Inbox öffnen und schon 99+ ungelesene Nachrichten. Werbung, Benachrichtigungen, Genehmigungen, Kundenanfragen, der Chef hat schon wieder was rumgeschickt – alles durcheinander. Du brauchst 20 Minuten um die dringende Kundenbeschwerde zu finden – passiert vor 3 Stunden.
Noch schlimmer ist das Beantworten. Eine formelle Antwort wird dreimal umgearbeitet, eine englische Email wurde erst ne halbe Stunde Grammatik gecheckt. Bis 14 Uhr hast du 12 Emails beantwortet und keine Zeile Code (oder keinen Bericht) geschrieben. Du fragst dich, ob du hier arbeiten gehst oder als Email-Support jobst.
Und dann diese Email-Ketten mit 15 Leuten in CC – 60 Antworten, du brauchst 10 Minuten zum durchlesen und merkst dann dass am Ende nur „bitte XX bestätigen" steht.
Einfach die Email-Inhalte an OpenClaw geben, dann kann es drei Dinge tun:
1. Automatisches Sortieren —— Nach Dringlichkeit, Absender, Betreff sortieren, dringende Emails nach oben, Werbung und Benachrichtigungen direkt ins Archiv.
2. Zusammenfassungen extrahieren —— Bei 60 Antworten in einer Email-Kette: eine Zeile mit dem Fazit und was du tun musst.
3. Antwort-Entwürfe —— Du sagst „einverstanden, Mittwoch abgegeben", OpenClaw macht daraus eine formelle Antwort.
Täglich sparst du nicht 30 Minuten – du sparst dir einen ganzen Morgen voller Ablenkung.
3 Email-Prompts, direkt zum Kopieren
Sortieren, automatische Antworten, Übersetzungen – die wichtigsten Email-Szenarien abgedeckt.
Bitte sortiere die Emails in meiner Inbox nach Dringlichkeit und erstelle Zusammenfassungen.
Sortier-Regeln:
- 🔴 Dringend: Kundenbeschwerden, direkte Anweisung vom Chef, Deadline in 24h oder weniger
- 🟡 Wichtig: Braucht meine Antwort oder Aktion, aber nicht eilig
- 🟢 Kann später: FYI, CC, interne Benachrichtigungen
- ⚪ Ignorieren: Werbung, automatische Meldungen, Newsletter
Für jede Email:
1. Absender
2. Eine Satz-Zusammenfassung (max. 20 Wörter)
3. Was ich tun muss (falls vorhanden)
4. Empfohlene Antwortzeit
Emails:
[Emails einfügen]Antworte auf alle Besprechungsanfragen automatisch, mit diesen Regeln:
- Wochentags (Mo-Fr) Besprechungen → Zusagen, antworte mit:
„Bestanden, ich bin dabei. Falls ihr eine Agenda habt, schreibt sie bitte vorher, dann kann ich mich vorbereiten."
- Wochenend-Besprechungen → Ablehnen, antworte mit:
„Danke für die Einladung, am Wochenende habe ich schon was vor. Falls möglich, können wir es auf einen Arbeitstag verschieben?"
- Besprechungen länger als 2 Stunden → Bei allen mit Hinweis:
„Die Besprechung ist ziemlich lang, könnt ihr mir die Agenda schon schicken? Dann schaue ich ob ich die ganze Zeit dabei sein muss."
Hier sind die Anfragen zum Bearbeiten:
[Besprechungs-Emails einfügen]Übersetze diese englische Email und schreib eine deutsche Antwort.
Englische Email:
[Englische Email einfügen]
Bitte:
1. Übersetze die Email ins Deutsche (nicht wörtlich, fass nur die wichtigsten Punkte zusammen)
2. Schreib auf, welche Fragen oder Wünsche der andere hat
3. Schreib eine deutsche Antwort mit meinen Punkten: [Was du sagen willst]
Ton der Antwort:
- Formell aber nicht steif
- Geradeweg, ohne Umschweife
- Max. 200 WörterEmail-Workflow-Setup
Ein Standard-Tages-Email-Workflow, einfach Schritt für Schritt folgen.
# Email-Intelligente-Verarbeitung Workflow-Setup
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Schritt 1: Inbox sortieren
- Zeitpunkt: täglich 9:00
- Aktion: unbearbeitete Emails lesen → in 4 Prioritäten sortieren
- Ausgabe: Sortierungsergebnis + Zusammenfassung pro Email
Schritt 2: Automatische Antworten
- Zeitpunkt: nach Sortierung
- Aktion: für "auto-beantwortbar" Emails Antwort generieren
- Regeln: Besprechungs-Anfragen nach Datum / Standard-Bestätigungen direkt beantworten
Schritt 3: Zusammenfassung
- Zeitpunkt: täglich 17:00
- Aktion: alle Emails des Tages zusammenfassen, Tages-Report generieren
- Ausgabe: heute X Emails bearbeitet / Y ausstehend / Z für morgen
Modell-Auswahl:
- Sortierung + Zusammenfassung: GPT-4o (schnell, ausreichend)
- Formelle Antworten generieren: Claude Opus 4.6 (präzisere Formulierungen)Email-Handling: OpenClaw vs Outlook AI
- Sortierregeln komplett anpassbar – was du als Dringend definierst ist Dringend
- Antwort-Ton, Länge, Stil alles steuerbar, immer konsistent
- Funktioniert mit allen Email-Quellen: Gmail, Outlook, Unternehmens-Mailboxen
- Modelle auswählen: billiger für einfaches Sortieren, hochwertig für wichtige Antworten
- Direkt in Outlook integriert, kein App-Wechsel nötig, mega smooth
- Sortierregeln sind fix, Dringlichkeit nicht anpassbar
- Zusammenfassungen sind ok, aber Antwort-Entwürfe oft zu Template-mäßig
- Funktioniert nur mit Outlook, Gmail-Nutzer haben Pech